这是我们大多数人开始我们的工作日:登录到电子邮件,然后随着未读消息的洪水开始监视。在你甚至在办公室踏上脚之前,你可能会拍摄十几个左右的事情,以便无法等待的事情。 (或者他们可以吗?)

人力资源管理协会(SHRM) 估计普通工人每天获得72个电子邮件。 大多数人接收的卷已经转到曾经有效的频道进入完全相反 - 但你可以做点什么。

  1. 不要假设电子邮件是获得答案的唯一方法

    在您回复电子邮件或启动新的一个之前,请考虑所需的最终结果 - 以及电子邮件是否是阻力最小的路径。寻找“是”或“否”答案,并且不需要记录的响应?拿起电话。需要从工作组输入?团队会议呼吁授权团队成员通过实时通过反馈和意见差异进行谈判。您可以将更大的时间投入更大的时间进入电话交谈,但它可能比一系列杂交收件箱,浪费时间和介绍误解机会的一系列集团电子邮件交换更有效率。

  2. 切入正题

    通过陈述您的业务和期望的行动,减少一封电子邮件将变成一系列前后交易所的可能性。迫切需要吗?在电子邮件主题行中包含“响应所需的响应”的短语。在电子邮件本身中,重申您希望收件人的目的,后续步骤或操作,以及您留言的顶部的截止日期。使用子弹点或粗体单词来提高可读性。正确的拼写错误,避免使用可能导致混淆的行话,首字母缩略词或灵孔。

  3. 计划收件箱中断

    视觉和音频电子邮件通知旨在引起您的注意,但他们本身突破了焦点。如果您的雇主不需要在整个工作日的即时消息或电子邮件中提供您的电子邮件,请将20分钟一小时查看收件箱 - 并关闭其他40分钟的电子邮件窗口。

  4. 查看包含计划的电子邮件

    解决紧急的电子邮件,并首先需要立即注意;移动您是cc'd的那些,但不需要立即采取行动到一个适当标记为标记的电子邮件文件夹;添加任何未来所需的跟踪列表。删除促销或垃圾邮件的电子邮件。设置计时器以限制您的活动到20分钟,并瞄准一次空收件箱。

    通过陈述您的业务和期望的行动 - 提前,减少一封电子邮件将变成一系列后退交易所的可能性。

  5. 抵抗多个设备多任务处理

    抵抗自己的多个设备,如你工作站中的计算机,手机和平板电脑。关于工作场所的多任务处理的一项研究表明,专注于在线内容的中位数持续时间仅为40秒 - 并且这种短暂突发的总和最终导致一天结束的生产率降低。

  6. 不要在晚上查看电子邮件

    SHRM报告说,70%的员工在下午6点后查看电子邮件。 恒定的连通性侵蚀工作寿命平衡并有助于压力,最终倦怠。启用自动回复消息以为在小时后发送电子邮件的人设置期望。澄清当您将检查并响应工作日之后收到的消息。考虑提供一个紧急号码,人们可以与您联系以获得立即回应 - 如果此事是紧急的(并且它可能会缓解您可能对断开连接的压力)。

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