历历转到1月,自然会促使许多人反思过去一年的高度和低点 - 这让可能在后一种类别中突然出现令人尴尬的职业时刻。如果您发现自己通过电子邮件或即将到一年将您的脚放入口中,请阅读有关如何避免共同的在线工作场所沟通错误的两个礼仪专家的建议 - 并在右脚上开始。

限制感叹号

在我们越来越的数字世界中,面对面 - 或者至少,语音通信仍然有几个优点。当您看到或听到某人时,您可以在微妙的面部或声音线索上拿起,只能通过基于文本的许可来翻译。

许多人担心他们的商业电子邮件可以听起来苛刻或不友好,除非它们包括感叹号。

“肯定会很难,有时会确保你听起来不太情绪化或不专业,”Bonnie Tsai,创始人和主任 超越礼仪。 “我建议每封电子邮件粘贴一个感叹号。它将展示与他们沟通的兴奋,但也表明你很平静和专业。“

Nick Leighton,礼仪播客的创始人 你是由狼推荐的吗?,同意。 “如果你担心作为苛刻的人来说,最好改变电子邮件中的其他单词,”Leighton说。 “不要扔进惊叹号并认为这会让打击变软。”但他补充说,每台电子邮件只限制自己只是一个惊叹号,最好是在最后,例如快速的“谢谢”。在签字之前。

保存 表情符号为你的朋友

“Emojis永远不会出现在正式的工作通信中,”蔡说。 “也不应该模仿 - 像他们一样有趣和娱乐,他们可以被误解或出现不专业的。”如果你与收件人有一个非常密切的关系,那么你会确定你的意思。或者,如果你与亲密的朋友相对应,蔡说,包括一个笑脸或拇指向上的表情符号。

Leighton对Emojis的看法更加切碎:“我从来没有在一封工作电子邮件中看到表情符号,让我更进一步尊重这个人,”他说。 “规则在文本中宽松,但如果出现的专业是游戏,请在您的文本中使用正确的大写和标点符号的完整句子。”并且不要忽视共同的礼貌,如“请”和“谢谢”,莱昂顿说可以确保无害的信息并没有被肮脏或苛刻。

如果您紧张地发送电子邮件,那么听起来不友好,Tsai建议大声读取您的电子邮件,这可以帮助您检查音调。 “如果听起来很苛刻,可能是,”她说。 “当你生气或沮丧时,永远不要写电子邮件。即使发送电子邮件会让你在此刻感觉更好,从长远来看,它会对你造成更大的伤害。确保你冷静,清晰,简洁,在你想要沟通。“

跟进技巧

当您的项目暂停时,由于您正在等待必要的回复,您可能别无选择,只能返回同事答案。 Tsai建议使用一个开放式问题开始后续电子邮件,例如:“你有机会看看我早些时候发给你吗?”这种方法往往比指责某人忘记您的电子邮件更高,而且他们有可能全神贯注于具有更高优先级的其他项目。

Tsai还估计,在放弃之前,您可以在与某人跟进三次机会。 “你可以等待几天到一个星期或更长的时间来跟进他们,这取决于你需要他们的回应程度的紧急情况,”蔡说。Leighton只是建议问自己,“如果情况是,你想看到什么?逆转?“

If你不会在公告板上发布,不要发送它。

抗拒 崇悟八卦

参加Office Gossip可能很诱人 - 特别是当数字消息在IM或电子邮件上来回飞行时。但只是因为没有人可以过度听到你并不意味着你写的任何东西都不会出去。 Tsai警告说,由于工作通信通常是公司财产,您的消息永远不应包括任何粗鲁或不尊重的东西。将您的工作电子邮件视为公共文件。 “如果你不会在公告板上发布它,不要发送它,”蔡说。“你永远不知道谁会看到它。”

但是,如果你做了八卦,怎样是讨厌的错误,就把你的通风会话/谣言/投诉发送给你正在谈论的人? Leighton敦促没有恐慌的是关键:“通常最好跳上电话或亲自看到他们道歉。”换句话说,说“对不起,”负责,不要借口并承诺永远不会再发生。

不要人群收件箱

“虽然我们已经有了几十年来搞清楚,但似乎有一些关于CC,BCC和回复 - 所有与大规模公司的电子邮件工作的困惑,”Leighton说。如果您正在发送大量电子邮件,他建议您将其发送给您自己并将所有收件人放在BCC领域。这样,人们无法回答其他人的全部和不便 - 他们只能回复您。在反向的情况下,尝试仅回复发送方。

蔡建议仔细考虑谁需要收到您的电子邮件 - 特别是如果不是基本信息。 “不是每个人都需要知道你会在会议上迟到五分钟,”她说。 “如果你迟到或旅行,一个人可以为你分享其他人的信息。”

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